Chuyển file ghi âm thành Word: cách làm từng bước

Muốn chuyển file ghi âm thành Word, bạn cần hai việc: chép lời nói trong tệp thành chữ, rồi đưa chữ đó vào một tài liệu .docx. Việc đầu tiên làm bằng công cụ chuyển file ghi âm thành văn bản của Chép Lời (cheploi.vn), việc thứ hai làm ngay trong Word. Chép Lời không xuất thẳng tệp .docx; dịch vụ trả về TXT, SRT và VTT. Nghe thì thêm một bước, nhưng thực tế bạn chỉ cần tải TXT, mở bằng Word và lưu lại dưới dạng .docx.

Bài này dành cho người có một đoạn ghi âm cuộc họp, buổi phỏng vấn, bài giảng hay tin nhắn thoại và muốn có bản Word để chỉnh sửa, in hoặc gửi đi. Các bước dưới đây làm được trên máy tính có Word; phần tải tệp thì bạn mở trang web và làm cả trên điện thoại.

Quy trình tổng thể: ba bước

1. Chép lời tệp ghi âm trên cheploi.vn và tải về tệp TXT.
2. Mở tệp TXT bằng Microsoft Word.
3. Lưu tài liệu với loại tệp Word Document (*.docx).

Chép Lời đứng ở bước một. Hai bước còn lại là thao tác có sẵn của Word, bạn có thể tự kiểm tra từng nút bấm ngay trên máy của mình.

Bước 1: Chép lời file ghi âm ra TXT

1. Mở trang chuyển file ghi âm thành văn bản của Chép Lời.
2. Kéo thả tệp ghi âm vào khung có dòng “Kéo thả tệp ghi âm hoặc video vào đây”, hoặc bấm Chọn tệp rồi tìm tệp trong máy. Trang nhận MP3, M4A, WAV, OGG, MP4, MOV, MKV, WEBM và các định dạng phổ biến khác.
3. Ở mục Ngôn ngữ trong tệp, chọn Tiếng Việt hoặc Tiếng Anh cho đúng với giọng nói trong ghi âm.
4. Bấm Chuyển thành văn bản. Trang hiện tiến độ qua bốn chặng: tải lên, tách âm thanh, chờ lượt, chép lời. Hãy giữ trang mở cho tới khi xong.
5. Khi có thông báo “Bản chép lời đã xong”, bấm Văn bản TXT để tải tệp về máy.

Về giới hạn: mỗi thiết bị có 15 phút miễn phí mỗi ngày, không cần đăng ký, làm mới lúc 00:00 giờ Việt Nam. Khi chưa đăng nhập, mỗi tệp tối đa 10 phút và 200 MB. Đăng nhập bằng Google hoặc mã gửi qua email thì mỗi tệp được tới 30 phút miễn phí. Với phút đã mua, mỗi tệp có thể dài tới 180 phút và 500 MB. Ghi âm cuộc họp dài hơn giới hạn thì cắt thành nhiều đoạn bằng ứng dụng ghi âm trên máy rồi chép từng đoạn.

Nếu tệp của bạn là MP3, trang chuyển MP3 thành văn bản cũng dẫn tới cùng công cụ. Nếu là video quay cuộc họp, xem chuyển video thành văn bản.

Bước 2: Mở tệp TXT bằng Word

Có hai cách, cách nào cũng được.

Cách A, mở từ trong Word:

1. Mở Word, chọn File (Tệp), rồi Open (Mở).
2. Bấm Browse (Duyệt) và đi tới thư mục tải về, thường là Downloads.
3. Nếu không thấy tệp, mở danh sách loại tệp ở góc dưới bên phải hộp thoại và chọn All Files (Tất cả tệp). Tệp .txt có thể bị ẩn theo bộ lọc mặc định.
4. Chọn tệp TXT và bấm Open.
5. Nếu Word hiện hộp thoại chọn bảng mã (File Conversion), chọn Unicode (UTF-8) rồi bấm OK. Bước này giúp chữ có dấu tiếng Việt hiển thị đúng.

Cách B, từ thư mục: bấm chuột phải vào tệp TXT, chọn Open with (Mở bằng), rồi chọn Microsoft Word. Word sẽ mở tệp và có thể hỏi bảng mã giống như trên.

Sau khi mở, bạn có một tài liệu Word với toàn bộ lời đã chép. Nếu chữ có dấu vẫn thành ký tự lạ, đóng tệp, làm lại theo cách A và chọn mục Unicode (UTF-8) ở bước 5.

Bước 3: Lưu thành tệp .docx

Tài liệu vừa mở vẫn đang gắn với định dạng .txt, nên bạn cần lưu ra một tệp mới:

1. Chọn File, rồi Save As (Lưu thành).
2. Đặt tên tệp, chọn thư mục.
3. Ở ô loại tệp (Save as type), chọn Word Document (*.docx).
4. Bấm Save.

Kiểm tra xong: tên tệp phía trên cửa sổ Word kết thúc bằng .docx. Từ đây bạn dùng được mọi công cụ của Word: đổi phông, đánh dấu, chèn tiêu đề, xuất PDF hay gửi cho đồng nghiệp.

Trình bày bản Word cho dễ đọc

Tệp TXT là chữ thuần, không có định dạng. Vài thao tác nhỏ giúp bản Word dễ dùng hơn:

• Ngắt đoạn. Đọc lại và nhấn Enter ở chỗ đổi ý hoặc đổi người nói. Chép Lời chưa tự tách người nói, nên phần này bạn làm tay.
• Chọn phông. Bôi đen toàn bộ bằng Ctrl+A, rồi chọn phông và cỡ chữ quen dùng.
• Thêm tiêu đề. Gõ tên cuộc họp, ngày và người tham dự ở đầu trang, rồi áp kiểu Heading cho tiêu đề.
• Sửa tên riêng và số liệu. Dùng Ctrl+F để tìm một từ hay bị nhầm, sau đó thay cả loạt bằng Ctrl+H.

Chép Lời chưa có tóm tắt, biên bản tự động hay trình soạn thảo trên trang. Muốn có biên bản, bạn tự sắp xếp nội dung trong Word; bài biên bản cuộc họp gợi ý các mục cần có.

Khi nào nên tải SRT thay vì TXT

Tệp SRT là phụ đề, mỗi câu kèm mốc thời gian bắt đầu và kết thúc. Mở SRT bằng Word theo đúng các bước ở trên, bạn sẽ thấy số thứ tự và dòng thời gian xen giữa các câu. Cách này hợp khi bạn cần quay lại đúng giây trong ghi âm để nghe lại một câu khó nghe. Muốn bỏ các dòng đó để lấy văn bản sạch, xem bài chuyển SRT sang TXT. Nếu chưa rõ định dạng này, đọc file SRT là gì.

Với soạn thảo thông thường, TXT gọn hơn và là lựa chọn mặc định.

Phần mềm chuyển giọng nói sang Word: điều Chép Lời chưa làm

Nhiều người tìm “phần mềm chuyển giọng nói sang Word” và nghĩ tới việc nói vào micro rồi chữ hiện thẳng trong tài liệu. Chép Lời làm việc khác: bạn đưa vào tệp đã ghi sẵn và nhận lại văn bản. Nhập liệu bằng micro theo thời gian thực chưa có. Dịch vụ cũng chưa nhận đường dẫn YouTube hay TikTok (chỉ nhận tệp của bạn), chưa dịch, chưa tóm tắt và chưa tách người nói. Nếu bạn cần đúng những tính năng này, hãy so sánh thêm các công cụ khác trước khi chọn.

Chép Lời hợp với tình huống đơn giản: bạn đã có tệp ghi âm hoặc video, muốn có văn bản tiếng Việt hay tiếng Anh nhanh, miễn phí trong hạn mức và không phải tạo tài khoản. Muốn xem các công cụ cùng nhóm, vào trang tổng hợp công cụ.

File ghi âm từ điện thoại và cuộc gọi

Ghi âm từ điện thoại thường ở dạng M4A hoặc MP3 và dùng được trực tiếp. Bạn chuyển tệp sang máy tính qua cáp, email hay ứng dụng nhắn tin rồi làm theo các bước trên. Nếu muốn làm trọn trên điện thoại, mở cheploi.vn, tải tệp lên, tải TXT về, sau đó chuyển sang máy tính có Word để hoàn thiện; xem thêm chuyển giọng nói thành văn bản trên điện thoại. Ghi âm cuộc gọi cần lưu ý về quyền riêng tư, bài ghi âm cuộc gọi nói rõ hơn.

Mẹo để bản chép lời sạch hơn

• Ghi âm ở nơi yên tĩnh, để máy gần người nói.
• Chọn đúng ngôn ngữ trong tệp. Chọn sai thì kết quả lệch nhiều.
• Tránh nhạc nền lớn. Chép Lời không dành cho lời bài hát.
• Đọc lại toàn bộ trong Word, nhất là tên người, địa danh, số tiền và ngày tháng.
• Tải ngay khi xong. Kết quả chỉ được giữ 24 giờ (7 ngày với phút đã mua).

Nếu quá trình xử lý thất bại, phút của lượt đó được hoàn lại và bạn có thể thử lại hoặc chọn tệp khác. Quy trình đầy đủ và các lưu ý về giới hạn có ở bài cách chuyển file ghi âm thành văn bản.