Biên bản cuộc họp: cách viết và cách tận dụng file ghi âm
Nội dung bài viết
- Biên bản cuộc họp là gì và dùng để làm gì
- Biên bản cuộc họp công ty gồm những mục nào
- Khung mẫu để chép lại
- Cách ghi biên bản cuộc họp từng bước
- Dùng bản ghi âm để viết biên bản nhanh hơn
- Những việc vẫn là của bạn
- Để bản chữ rõ hơn
- Giới hạn và chi phí
- Lỗi thường gặp khi ghi biên bản
- Công cụ khác cùng nhóm
Biên bản cuộc họp là văn bản ghi lại những gì đã diễn ra trong một buổi họp: ai dự, bàn về việc gì, đi đến kết luận nào và ai làm gì sau đó. Bài này giải thích biên bản gồm những mục nào, cách viết từng bước, kèm khung mẫu dùng cho họp công ty. Nếu buổi họp đã được ghi âm, bạn có thể dùng ghi âm cuộc họp thành văn bản trên Chép Lời (cheploi.vn) để có bản chữ làm nguyên liệu, mỗi ngày 15 phút miễn phí và không cần đăng ký.
Chép Lời không viết biên bản giùm bạn. Dịch vụ cho ra lời nói của buổi họp ở dạng chữ, còn việc chọn ý, đặt bố cục và ghi kết luận vẫn là của người viết biên bản. Phần dưới nói rõ chỗ nào bản chữ giúp được và chỗ nào bạn phải tự làm.
Biên bản cuộc họp là gì và dùng để làm gì
Biên bản là bằng chứng bằng chữ cho một cuộc họp đã diễn ra. Sau vài tuần, ít ai nhớ chính xác ai nhận việc gì, hạn nào, vì sao chọn phương án này mà không chọn phương án kia. Biên bản trả lời các câu đó.
Một biên bản tốt phục vụ ba việc:
- Lưu quyết định. Kết luận được ghi rõ nên không ai phải hỏi lại.
- Giao việc. Mỗi đầu việc có người phụ trách và thời hạn.
- Làm căn cứ. Khi cần đối chiếu với đối tác, cấp trên hoặc cơ quan quản lý, biên bản là tài liệu có chữ ký.
Biên bản khác với ghi chú họp. Ghi chú là chép nhanh cho riêng mình, có thể lộn xộn. Biên bản là bản gửi cho người khác, nên phải gọn, đúng thứ tự và đủ thông tin để người vắng mặt đọc cũng hiểu.
Biên bản cuộc họp công ty gồm những mục nào
Biên bản cuộc họp công ty thường có các phần sau, theo thứ tự từ trên xuống:
- Tiêu đề và quốc hiệu (nếu đơn vị dùng văn bản hành chính): “Biên bản họp” kèm tên cuộc họp.
- Thông tin chung: thời gian, địa điểm hoặc đường dẫn họp trực tuyến, người chủ trì, người ghi biên bản.
- Thành phần tham dự: danh sách có mặt, vắng mặt, người được mời.
- Nội dung thảo luận: từng vấn đề một, ghi ý kiến chính và người nêu.
- Kết luận và quyết định: phần người chủ trì chốt, ghi nguyên văn nếu cần.
- Việc cần làm: đầu việc, người phụ trách, thời hạn.
- Thời gian kết thúc và chữ ký: người chủ trì và người ghi biên bản.
Các cuộc họp có quy định riêng như họp cổ đông, họp chi bộ, họp hội đồng quản trị thường thêm mục về số người dự, điều kiện hợp lệ và kết quả biểu quyết. Biên bản họp lớp hay họp phụ huynh có thể rút gọn còn thông tin chung, nội dung chính và kết luận.
Khung mẫu để chép lại
Bạn có thể dán khung này vào Word hoặc Google Docs rồi điền:
- Tên cuộc họp: …
- Thời gian: … giờ … phút, ngày … tháng … năm …
- Địa điểm: …
- Chủ trì: … Ghi biên bản: …
- Tham dự: … Vắng mặt: …
- Nội dung:
- Vấn đề 1: … (ý kiến chính, người nêu)
- Vấn đề 2: …
- Kết luận: …
- Việc cần làm: (việc — người phụ trách — hạn)
- Kết thúc lúc … giờ … phút.
Khung này đủ cho họp giao ban, họp nhóm dự án và họp nội bộ. Với cuộc họp có quy định pháp lý riêng, hãy đối chiếu thêm với điều lệ hoặc mẫu của đơn vị.
Cách ghi biên bản cuộc họp từng bước
Cách làm biên bản cuộc họp gọn nhất là chia thành ba giai đoạn: trước, trong và sau buổi họp.
Trước buổi họp
- Xin chương trình họp và danh sách dự. Chép sẵn khung mẫu với các mục thông tin chung và danh sách vào tệp.
- Đặt sẵn tiêu đề cho từng vấn đề theo chương trình, để trong lúc họp chỉ việc điền ý.
- Nếu được phép của người chủ trì và những người dự, bật ghi âm. Đặt điện thoại hoặc máy ghi âm giữa bàn, xa quạt và điều hòa.
Trong buổi họp
- Ghi ý chính chứ không chép từng câu: ai nói gì ngắn gọn, con số, tên riêng, ngày hạn.
- Đánh dấu chỗ chưa rõ để nghe lại sau, ví dụ ghi “(?) 14 phút” kèm mốc đang ghi âm.
- Khi người chủ trì chốt, ghi ngay thành dòng kết luận riêng.
Sau buổi họp
- Viết biên bản hoàn chỉnh trong ngày, khi trí nhớ còn mới.
- Đối chiếu với bản ghi âm hoặc bản chữ ở những chỗ đã đánh dấu: tên người, số liệu, thời hạn.
- Gửi bản nháp cho người chủ trì và các thành viên chính xác nhận, sửa rồi mới ký.
Dùng bản ghi âm để viết biên bản nhanh hơn
Lý do chính khiến việc ghi biên bản mệt là phải vừa nghe, vừa hiểu, vừa gõ. Khi có bản ghi âm, bạn bỏ bớt vế gõ trong lúc họp, và quay lại đúng chỗ cần kiểm tra sau buổi họp. Có bản chữ thì tra một con số hay một tên riêng chỉ mất vài giây, thay vì nghe lại cả đoạn.
Cách làm trên Chép Lời:
- Lưu bản ghi âm hoặc bản ghi buổi họp trực tuyến thành tệp trên thiết bị. Chép Lời nhận MP3, M4A, WAV, OGG, MP4, MOV, MKV, WEBM và các định dạng phổ biến khác.
- Mở trang ghi âm cuộc họp thành văn bản, kéo thả tệp vào khung “Kéo thả tệp ghi âm hoặc video vào đây”, hoặc bấm “Chọn tệp” nếu đang dùng điện thoại.
- Ở ô “Ngôn ngữ trong tệp”, chọn Tiếng Việt hoặc Tiếng Anh theo ngôn ngữ buổi họp.
- Bấm “Chuyển thành văn bản” và giữ trang mở đến khi hiện “Bản chép lời đã xong”.
- Tải “Văn bản TXT” để lấy chữ, hoặc “Phụ đề SRT”, “Phụ đề VTT” để có mốc thời gian cho từng câu.
- Mở tệp vừa tải, đọc lại một lượt rồi chọn ý đưa vào biên bản.
Tệp SRT hữu ích khi bạn cần quay lại bản ghi: mỗi câu đi kèm khoảng thời gian, nên bạn biết nên tua tới phút nào. Hai định dạng này được giải thích kỹ ở bài file SRT là gì. Các bước tải lên chi tiết hơn có ở bài cách chuyển file ghi âm thành văn bản.
Những việc vẫn là của bạn
- Chọn lọc. Bản chữ chứa mọi lời nói, kể cả chuyện ngoài lề. Biên bản chỉ giữ phần liên quan đến nội dung và quyết định.
- Tên người phát biểu. Chép Lời chưa tách từng người nói. Bạn tự ghi ai nói gì dựa theo trí nhớ hoặc nghe lại.
- Kiểm tra. Chép Lời không hứa kết quả đúng tuyệt đối. Tên riêng, số tiền, ngày hạn và thuật ngữ nên được đối chiếu lại trước khi đưa vào biên bản có chữ ký.
- Chỉnh sửa. Trang chưa có trình soạn thảo, bạn sửa trong Word hoặc Google Docs sau khi tải TXT.
Để bản chữ rõ hơn
Giọng rõ, ít tạp âm cho kết quả sạch hơn. Đặt micro gần người nói, chọn phòng yên tĩnh, nhắc mọi người không nói chồng lên nhau. Với họp trực tuyến, nên bảo mọi người tắt micro khi không phát biểu.
Giới hạn và chi phí
Phần miễn phí của Chép Lời tính theo thiết bị và theo ngày:
- 15 phút mỗi ngày, làm mới lúc 00:00 giờ Việt Nam, không cần đăng ký.
- Không đăng nhập: mỗi tệp tối đa 10 phút và 200 MB.
- Đăng nhập bằng Google hoặc mã gửi qua email: mỗi tệp tối đa 30 phút miễn phí.
- Có phút đã mua: mỗi tệp tối đa 180 phút và 500 MB.
Một cuộc họp giao ban 15 phút nằm gọn trong phần miễn phí của một ngày. Họp dài hơn thì mua gói: 60 phút giá 39.000 ₫, 200 phút giá 119.000 ₫, 600 phút giá 329.000 ₫, thanh toán bằng chuyển khoản VietQR. Phút đã mua không hết hạn. Nếu tệp xử lý không thành công, số phút được hoàn lại.
Về lưu trữ: tệp gốc bị xóa ngay sau khi tách âm thanh, kết quả giữ 24 giờ (7 ngày với phút đã mua). Hãy tải về ngay khi xong, và nhớ cuộc họp có nội dung nhạy cảm nên được ghi âm với sự đồng ý của những người tham dự.
Lỗi thường gặp khi ghi biên bản
- Chép quá nhiều. Biên bản dài mấy chục trang khiến không ai đọc. Chỉ giữ ý chính và kết luận.
- Không có hạn cho việc cần làm. “Anh A phụ trách báo giá” chưa đủ; cần thêm “trước ngày 30/10”.
- Viết nhận xét cá nhân. Biên bản ghi điều đã nói, không ghi ý kiến của người viết.
- Gửi quá muộn. Để một tuần mới gửi thì các chi tiết đã lệch và việc đã chậm.
- Quên xin xác nhận. Gửi bản nháp để người chủ trì duyệt, tránh sửa sau khi đã ký.
Công cụ khác cùng nhóm
Chép Lời có thêm các trang cho từng loại tệp: chuyển giọng nói thành văn bản, chuyển MP3 thành văn bản, chuyển file ghi âm thành văn bản. Xem toàn bộ ở danh mục công cụ.