Mẫu biên bản cuộc họp: khung đầy đủ, bản rút gọn và ví dụ điền sẵn
Nội dung bài viết
Mẫu biên bản cuộc họp là khung có sẵn các mục (thời gian, thành phần, nội dung, kết luận, chữ ký) để bạn điền thông tin của buổi họp vào thay vì soạn từ đầu. Bài này có ba khung để chép vào Word hoặc Google Docs: bản đầy đủ cho họp công ty, bản rút gọn cho họp nhóm, và một ví dụ đã điền. Nếu buổi họp được ghi âm, bạn có thể lấy bản chữ bằng ghi âm cuộc họp thành văn bản trên Chép Lời (cheploi.vn) để điền mẫu nhanh hơn.
Chép Lời không soạn biên bản. Dịch vụ chỉ đưa lời nói trong file ghi âm thành chữ. Biên bản là bản đã chọn lọc, và việc chọn là của người ghi. Biên bản là gì, ai ghi, ký thế nào đã có ở bài biên bản cuộc họp; bài này tập trung vào các mẫu để dùng ngay.
Chọn mẫu nào cho loại cuộc họp nào
| Loại cuộc họp | Nên dùng | Ghi chú |
|---|---|---|
| Họp công ty, họp phòng ban, giao ban định kỳ | Mẫu đầy đủ (bên dưới) | Có quốc hiệu nếu đơn vị dùng văn bản hành chính |
| Họp nhóm dự án, họp nhanh hằng tuần | Mẫu rút gọn | Chú trọng kết luận và đầu việc |
| Họp cổ đông, hội đồng, chi bộ | Mẫu của đơn vị hoặc theo điều lệ | Thường cần thêm số người dự và kết quả biểu quyết |
| Họp lớp, họp phụ huynh, họp tổ dân phố | Mẫu rút gọn, thêm danh sách ký | Giữ nội dung chính và kết luận |
Các mẫu dưới đây là khung tham khảo thường gặp, chưa phải biểu mẫu quy định cho mọi đơn vị. Đơn vị nào có mẫu riêng thì dùng mẫu của đơn vị.
Mẫu biên bản cuộc họp công ty (bản đầy đủ)
Đây là mẫu biên bản cuộc họp hoàn chỉnh theo kiểu văn bản hành chính, phù hợp họp công ty và họp phòng ban. Bạn chép vào Word, thay phần dấu chấm bằng thông tin thật:
TÊN CÔNG TY / ĐƠN VỊ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập — Tự do — Hạnh phúc
BIÊN BẢN CUỘC HỌP Về việc: …………………………
- Thời gian: … giờ … phút, ngày … tháng … năm …
- Địa điểm: … (hoặc đường dẫn họp trực tuyến)
- Chủ trì: … (chức vụ)
- Thư ký, người ghi biên bản: …
- Thành phần tham dự: … (có mặt) — … (vắng mặt, có phép hoặc không phép) — … (khách mời)
- Nội dung cuộc họp:
- Vấn đề 1: … Ý kiến của …: … Ý kiến của …: …
- Vấn đề 2: …
- Kết luận của chủ trì: …
- Việc cần làm:
| Việc | Người phụ trách | Hạn hoàn thành |
|---|---|---|
| … | … | … |
- Kết thúc: Cuộc họp kết thúc lúc … giờ … phút cùng ngày. Biên bản đã được đọc lại cho những người dự họp nghe và thống nhất.
| CHỦ TRÌ (ký, ghi rõ họ tên) | THƯ KÝ (ký, ghi rõ họ tên) |
|---|---|
Mẫu này gọi là “hoàn chỉnh” theo nghĩa đủ các mục thường có. Với cuộc họp có quy định pháp lý riêng, hãy thêm hoặc bớt mục theo điều lệ, quy chế của đơn vị.
Mẫu rút gọn cho họp nhóm
Họp nhóm nội bộ không cần quốc hiệu hay nhiều khung. Bản này vừa một trang:
- Cuộc họp: … Ngày giờ: … Hình thức: trực tiếp / trực tuyến
- Có mặt: … Vắng: …
- Đã bàn: (mỗi vấn đề một dòng, kèm ý chính)
- Đã chốt: …
- Việc tiếp theo: (việc — người — hạn)
- Cuộc họp sau: ngày giờ, nội dung dự kiến
Mẫu này hợp với nhóm gửi biên bản qua tin nhắn hoặc email ngay sau buổi họp. Cần chữ ký thì thêm hai dòng ký ở cuối như mẫu đầy đủ.
Ví dụ về biên bản cuộc họp đã điền
Để dễ hình dung, đây là ví dụ biên bản cuộc họp giao ban tuần của một nhóm bán hàng. Tên và số liệu là giả định:
- Cuộc họp: Giao ban tuần nhóm bán hàng online
- Thời gian: 9 giờ 00, ngày 20/10/2026, họp trực tuyến
- Chủ trì: chị Lan (trưởng nhóm). Ghi biên bản: anh Minh
- Có mặt: 6/7 thành viên. Vắng: chị Hà (nghỉ phép)
- Nội dung:
- Doanh số tuần trước: đạt 92% kế hoạch, hụt chủ yếu ở nhóm đơn trả hàng. Anh Nam đề nghị rà lại mô tả sản phẩm.
- Chương trình cuối tháng: thống nhất giảm giá theo combo, không giảm trực tiếp từng món.
- Kết luận: Chạy chương trình combo từ 25/10, ngân sách quảng cáo giữ nguyên.
- Việc cần làm:
- Anh Nam rà mô tả sản phẩm — hạn 22/10
- Chị Thu lên danh sách combo — hạn 23/10
- Anh Minh gửi biên bản — trong ngày 20/10
- Kết thúc: 9 giờ 40.
Nhìn ví dụ có thể thấy biên bản không chép từng câu. Mỗi vấn đề chỉ giữ ý chính, người nêu và kết luận.
Dùng bản ghi âm để điền mẫu
Khi đã có mẫu, phần mất thời gian nhất là nhớ lại ai nói gì. Có file ghi âm thì bạn làm như sau:
- Lưu bản ghi âm hoặc bản ghi hình buổi họp thành tệp trên thiết bị. Chép Lời nhận MP3, M4A, WAV, OGG, MP4, MOV, MKV, WEBM và nhiều định dạng phổ biến khác.
- Mở trang ghi âm cuộc họp thành văn bản, kéo thả tệp vào khung “Kéo thả tệp ghi âm hoặc video vào đây”, hoặc bấm “Chọn tệp” nếu dùng điện thoại.
- Ở ô “Ngôn ngữ trong tệp”, chọn Tiếng Việt hoặc Tiếng Anh theo ngôn ngữ của buổi họp.
- Bấm “Chuyển thành văn bản” và để trang mở đến khi xử lý xong.
- Tải “Văn bản TXT” để lấy chữ, hoặc “Phụ đề SRT”, “Phụ đề VTT” nếu muốn có mốc thời gian cho từng câu.
- Mở tệp vừa tải, tìm các đoạn về từng vấn đề rồi điền ý chính, số liệu, tên riêng và hạn vào mẫu.
Chi tiết từng bước tải lên có ở bài cách chuyển file ghi âm thành văn bản. Tệp SRT và VTT được giải thích ở bài file SRT là gì.
Vài điều cần biết trước khi dựa vào bản chữ:
- Chép Lời chưa tách từng người nói và chưa có trình soạn thảo trên trang. Tên người phát biểu bạn tự điền, phần sửa làm trong Word hoặc Google Docs.
- Giọng rõ, ít tạp âm cho kết quả sạch hơn. Dịch vụ không hứa kết quả đúng tuyệt đối, nên tên riêng, số tiền, ngày hạn cần đối chiếu lại trước khi ký.
- Trang chưa nhận đường dẫn video hay ghi âm trực tiếp từ micro, chỉ nhận tệp có sẵn trên máy.
Giới hạn và chi phí của Chép Lời
- Miễn phí 15 phút mỗi ngày cho mỗi thiết bị, không cần đăng ký, làm mới lúc 00:00 giờ Việt Nam.
- Không đăng nhập: mỗi tệp tối đa 10 phút và 200 MB. Đăng nhập bằng Google hoặc mã gửi qua email: mỗi tệp tối đa 30 phút miễn phí.
- Có phút đã mua: mỗi tệp tối đa 180 phút và 500 MB. Gói 60 phút giá 39.000 ₫, gói 200 phút giá 119.000 ₫, gói 600 phút giá 329.000 ₫, thanh toán bằng chuyển khoản VietQR. Phút đã mua không hết hạn.
- Tệp gốc bị xóa ngay sau khi tách âm thanh. Kết quả giữ 24 giờ (7 ngày với phút đã mua), nên hãy tải về ngay. Nếu xử lý không thành công, số phút được hoàn lại.
Một buổi giao ban 15 phút nằm trong phần miễn phí của một ngày. Họp dài hơn thì đăng nhập hoặc mua gói phút.
Lỗi hay gặp khi dùng mẫu
- Điền mọi lời nói vào mẫu. Biên bản dài nhiều trang khiến người nhận bỏ qua. Mỗi vấn đề giữ ý chính và kết luận.
- Bỏ trống người phụ trách và hạn. Một dòng việc cần có đủ ba phần: việc, người, hạn.
- Dùng mẫu họp công ty cho cuộc họp có quy định riêng. Họp cổ đông hay hội đồng nên theo mẫu của đơn vị.
- Ghi nhận xét cá nhân. Biên bản ghi điều đã nói trong buổi họp, bình luận của người viết để ngoài.
- Gửi muộn. Gửi trong ngày hoặc sáng hôm sau để mọi người xác nhận khi còn nhớ.
Muốn xử lý các loại tệp khác, Chép Lời có thêm chuyển giọng nói thành văn bản và chuyển MP3 thành văn bản. Xem đủ ở danh mục công cụ.